Assistant administratif / Assistante administrative
Emploi Administrations - Institutions
Saint-Malo, 35, Ille-et-Vilaine, Bretagne
MISSION Sous l'autorité du Responsable Pôle Protocole et Relations publiques, l'Assistant administratif participe à l'organisation pratique du service et de l'équipe. Il gère l'organisation de manifestations, d'évènements et de cérémonies patriotiques. Il assure l'accueil des usagers. ACTIVITÉS 1. Accueil physique et téléphonique des usagers o Assurer l'accueil des usagers du service o Gérer les appels téléphoniques o Assurer le secrétariat du service protocole 2. Organisation et communication autour d'évènements o Elaborer des cartons d'invitation, gérer les envois et retour d'invitations o Mettre à jour et gérer des fichiers invitations o Suivre des dossiers à caractère évènementiel o Lister les réceptions à venir 3. Organisation pratique du service o Gérer le logiciel GMA o Participer aux actions du Service Protocole o Comptabilité du service protocole FORMATION o Niveau Bac, Formation Secrétariat, accueil et gestion/organisation de réceptions, formation protocolaire et logiciel comptabilité souhaitées CONDITIONS D'EXERCICE o Horaires avec amplitudes variables en soirée, week-end et jours fériés